Ein Kommunikationsplan ist Ihr Fahrplan, um Informationen über bevorstehende Projekte zu erhalten, die allen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden. Es ist ein wesentliches Tool, um eine reibungslose und stressfreie Implementierung oder ein Migrationsprojekt zu gewährleisten, das pünktlich und innerhalb des Budgets durchgeführt wird. Wir entwickeln und genehmigen E-Mail-Vorlagen, interne Website-Inhalte und Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Handbücher und Videos.

Dauer: 3 Tage

Beschreibung

Gutes Change-Management setzt auf eine klare und hilfreiche Kommunikation über die anstehenden Veränderungen. Um den Weg Ihrer Microsoft 365-, Intune- oder Dynamics 365-Bereitstellung zu ebnen, sollte Ihr Rollout-Kommunikationsplan vier Bereiche umfassen.

• Welche Informationen übermittelt werden sollen
• Die für die Kommunikation verwendete Übermittlungsmethode
• Wer erhält die Mitteilungen
• Der Zeitplan für die Benachrichtigung

Lassen Sie uns jeden Artikel im Detail überprüfen.

Was muss kommuniziert werden?

Die Bestimmung, welche Informationen kommuniziert werden müssen, hängt davon ab, wann Sie im Service-Rollout-Prozess kommunizieren. Sie können entscheiden, in Wellen mit Ihren Organisationsgruppen und Benutzern zu kommunizieren, beginnend mit einem Service-Rollout-Kickoff, gefolgt von einer Vorregistrierung und einer Nachregistrierung. Lassen Sie uns die Art der Informationen besprechen, die in jeder Welle kommuniziert werden könnten.

Kickoff-Welle 

Breite Kommunikation, die das Projekt selbst vorstellt. Es sollte Fragen wie den bereitgestellten Dienst beantworten, warum die Organisation ihn einführt (Vorteile für die Organisation und die Benutzer) und einen allgemeinen Plan für die Bereitstellung und Einführung bereitstellen.

Vorregistrierungswelle 

Mitteilungen vor der Registrierung bestehen aus allgemeinen Mitteilungen, die zusätzliche Informationen über den Dienst und ergänzende Angebote (z. B. Office, Outlook, OneDrive, Intune), Benutzerressourcen und bestimmte Zeitpläne für den planmäßigen Erhalt des Diensts durch Organisationsgruppen und Benutzer enthalten.

Einschreibungswelle 

Während der Registrierung sind Mitteilungen an Organisationsgruppen und Benutzer erforderlich, die den Service erhalten sollen. Diese sollten die Benutzer darüber informieren, dass sie für die Registrierung bereit sind, und Anweisungen zur Registrierung zusammen mit Kontaktinformationen bereitstellen, um Unterstützung zu erhalten oder Fragen zu stellen.

Nachregistrierungswelle 

Nach der Registrierung ist eine Kommunikation erforderlich, die sich an Organisationsgruppen und Benutzer richtet, die sich für den Dienst registriert haben. Diese sollten zusätzliche Ressourcen bereitstellen, die für den Benutzer hilfreich sein könnten, und Feedback zu seinen Erfahrungen während und nach der Registrierung sammeln.

Möglicherweise finden Sie diesen Leitfaden zur Endbenutzerregistrierung hilfreich. Sie können es unverändert verwenden oder für Ihre Organisation ändern.

Kommunikationsübermittlungsmethoden 

Es gibt mehrere Bereitstellungsmethoden, die Sie verwenden können, um die Service-Rollout-Informationen an Ihre Zielorganisationsgruppen und Benutzer zu übermitteln. Die folgende Liste zeigt einige Beispiele und die Welle, mit der Sie die Methode verwenden können:

• Organisationsweite persönliche oder Microsoft Teams-Meetings, die für die Kickoff-Welle verwendet werden
• E-Mail, die für Vorregistrierungs-, Registrierungs- und Nachregistrierungswellen verwendet wird
• Für alle Wellen verwendete Organisationen-Websites
• Yammer, Poster und Flyer, die für Kickoff- und Vorregistrierungswellen verwendet werden

Kommunikationszeitplan

Nachdem Sie festgelegt haben, was Sie kommunizieren müssen und welche Methoden Sie verwenden werden, legen Sie den Zeitplan für Ihre Kommunikation fest, der beinhaltet, wann und wer die Kommunikation erhalten würde.

Beispielsweise kann die anfängliche Projekt-Kickoff-Kommunikation auf die gesamte Organisation oder nur auf eine Teilmenge abzielen und über mehrere Wochen stattfinden, bevor die Service-Einführung beginnt. Danach könnten die Informationen in Wellen an Organisationsgruppen und Benutzer übermittelt werden, abgestimmt auf ihren Service-Rollout-Zeitplan. Das folgende Beispiel ist eine Veranschaulichung für einen allgemeinen Intune-Rollout-Kommunikationsplan.

Verantwortlichkeiten der IT NEXT GEN GbmH 

• Bestimmen von Fristen, Benutzergruppen und am Projekt beteiligte Dienste
• Bestimmen der Auswirkungen von geplanten Änderungen auf Benutzer und Dienste
• Bereitstellung von Informationsschreiben für Benutzer
• Bereiten eine Dokumentation für Benutzer vor, die die beteiligten Dienste, Änderungen und deren Auswirkungen auf die Benutzer beschreibt
• Stellen Sie Präsentationen, Screenshots und andere Medienmaterialien bereit, die für dieses Projekt erforderlich sein können

Verantwortlichkeiten des Kunden

• Koordinieren Sie die Verfügbarkeit von Kundenressourcen und Personal
• Alle Ressourcen- und Zeitpläne externer Partner und Lieferanten koordinieren
• Bereitstellung eines dedizierten Ansprechpartners für die Zusammenarbeit mit der IT NEXT GEN GmbH
• Beteiligen Sie sich an der Projektdiskussion und stellen Sie alle Informationen bereit, die für die Implementierung der Lösung erforderlich sind
• Konfigurieren Sie alle Netzwerkgeräte wie Load Balancer, Router, Firewalls und Switches
• Rechtzeitige Überprüfung und Genehmigung von Arbeitsergebnissen

Zusätzliche Kostenpositionen, die nicht vom Projekt bereitgestellt werden 

• Ersteinrichtung und Konfiguration aller Microsoft 365-Dienste
• Sammeln von Daten, die sich außerhalb des Microsofts 365-Mandanten befinden (Desktop-Computer, Server und aktive Netzwerkgeräte liegen außerhalb des Geltungsbereichs)

Voraussetzungen 

• Sie haben eine unserer Dienstleistungen erworben.

Plan 

Der Plan kann je nach Ihren Bedürfnissen variieren.

• Kick-off Meeting
• Bestimmung von Bereitstellungszielen, Sicherhietszielen und Herausforderungen
• Bewerten von Ihren aktuellen Sicherheitszustand und identifizieren von Sicherheitslücken
• Empfehlungen anhand von Best Practices geben
• Erstellen einer umsetzbaren Sicherheits-Roadmap
• Onlinemeeting, um die Ergebnisse zu überprüfen 

Erfolgskriterien 

• Der Projektdurchführungsplan wird erstellt
• Die erforderlichen Unterlagen und Medienmaterialien werden erstellt und termingerecht an die Nutzer versendet